Księgi rachunkowe – co powinny zawierać?
Według przepisów znajdujących się w ustawie o rachunkowości – w księgach zawarte są obroty i salda. Składają się na nie: księga główna, dziennik, księgi pomocnicze, inwentarz (zestawienie aktywów i pasywów), zbiór sald i obrotów głównej księgi oraz bilans ksiąg pomocniczych.
Księgi rachunkowe powinny być:
1. określone pełną, bądź skróconą nazwą podmiotu,to którego się odnosi (dotyczy to każdej księgi – luźnej, wiązanej, a także tej w formie cyfrowej), musi zawierać informacje o wersji księgi rachunkowej oraz o nazwie programu przeobrażania
2. jasno określone co do daty utworzenia, periodu sporządzenie oraz roku obrotowego
3. składowane w określonym porządku chronologicznym
Aby zachować zasoby informacyjne systemu rachunkowości z odpowiedniej formie, konieczne jest dysponowanie przez podmiot oprogramowaniem pozwalającym na otrzymanie jasnych, czytelnych danych w stosunku do spisów zrealizowanych w księgach rachunkowych, drogą ich wydruku lub przemieszczenia na cyfrowy nośnik danych
Podczas rozporządzania księgami rachunkowymi za pomocą komputera, należy uwzględnić automatyczny nadzór nad ciągłością zapisów, transferów obrotów czy też sald. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w formie drukowanej powinno posiadać automatyczną numerację stron, z uwzględnieniem pierwszej i końcowej, a także być liczone na następnych w kolei stronicach, w sposób nieprzerwany w roku obrotowym.
Drukowanie księgi rachunkowej
Na podstawie ustawy o rachunkowości – księgi rachunkowe trzeba wydrukować najpóźniej pod koniec roku obrotowego. Za równorzędne z drukiem uważa się przetransportowanie zawartości ksiąg rachunkowych na cyfrowy nośnik danych, który gwarantuje stałość spisu informacji, przez okres dłuższy od koniecznego dla składowania ksiąg rachunkowych.
Dziennik – co to takiego?
Jedną ze składowych ksiąg rachunkowych jest dziennik. Wg ustawy jest to uporządkowane ukazanie wydarzeń, jakie miały miejsce w określonym czasie sprawozdawczym. Dziennik ma za zadanie umożliwić pogodzenie jego obrotów z obrotami wykazu obrotów oraz bilansu kont księgi głównej. Należy zwrócić uwagę na to, iż wszystkie wpisy w dzienniku muszą być ustawione chronologicznie i numerowane, a sumy obrotów naliczane w sposób nieprzerwany.
Co ważne, metoda realizacji wpisów ma obowiązek ich jasne, przejrzyste połączenie z zatwierdzonymi i sprawdzonymi świadectwami księgowymi. W przypadku stosowania dzienników częściowych (dzielące wydarzenia wg ich rodzajów) – należy stworzyć rejestr obrotów tych dzienników, za określony przedział sprawozdawczy. W sytuacji, gdy księgi prowadzone są za pomocą komputera, spis księgowy ma powinność dysponować danymi osoby, która jest odpowiedzialna za zawartość zapisu, a także automatycznie zapisaną numerację pozycji, pod którą został wpisany do dziennika. Zwykle system komputerowy pozwala na funkcjonowanie 1 dziennika o rozległej objętości lub kilku częściowych.
